PROPÓSITO – TEST DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL
“Los errores más serios son los que se cometen como resultados de respuestas incorrectas. El verdadero peligro es hacerse las preguntas incorrectas.” – Peter Drucker
Uno de los recursos esenciales de la productividad personal es hacerse las preguntas correctas en cada momento para obtener la respuesta adecuada a cada decisión que debemos tomar.
Organizarse, planificar y finalmente ejecutar requiere siempre de un trabajo previo de investigación imprescindible si queremos que nuestras acciones tengan un valor significativo en nuestros proyectos.
Dime algo…
¿Bajarías un escalón a ciegas sin conocer su altura?
¿Entrarías a un mar con olas de 2 metros de altura sin antes haber aprendido a surfear?
No lo creo. A no ser que seas tan idiota como yo…
Entonces, ¿por qué muchas veces te dedicas a hacer tareas sin haber analizado y planificado previamente la situación?
¿Por qué te lanzas a planificar tu día a día en función de unas prioridades que no has establecido?
Si realmente quieres tomar el camino de la productividad personal y mejorar tu gestión de proyectos diaria te aconsejo parar por un instante y chequear tu nivel de efectividad ahora mismo.
En el artículo de hoy te traigo un completo cuestionario con el que hacerte las preguntas clave para detectar en qué nivel de organización personal te encuentras.
Lo mejor de todo es que, las soluciones las encontrarás en el resumen detallado tras la última opción de cada pregunta.
Por ello, te aconsejo que tomes papel y lápiz y elijas la opción que mejor te describa antes de acudir a dicha respuesta para saber si estás en el camino adecuado o no. A continuación verifica si es tu respuesta es la más adecuada para luego, si lo crees necesario amplíar tus conocimientos con el artículo relacionado que te propongo en cada enlace.
Vamos al lío…
TEST DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL
General
¿Cómo crees que te relacionas con el tiempo?
Me paso el día ocupado y termino la jornada con la sensación de no avanzar.
Aunque organizo mi trabajo cada mañana siento estar apagando fuegos constantemente.
Distribuyo mi tiempo y esfuerzo de manera que consigo la mayoría de los objetivos que me propongo.
Llevo a cabo un plan de acción fiable y sé en que facetas puedo mejorar.
Consejo: Aquello que no se mide, no se puede mejorar. No es posible saber en qué estás invirtiendo tu tiempo si no te paras a analizar la situación previamente.
La productividad personal se encuentra en hacer lo correcto en el momento correcto y de la mejor manera. Todo ello lleva un análisis previo de cada situación para evitar invertir tiempo en tareas que no te acercan tus objetivos.
Pero no creas que es muy complicado, solo es necesario empezar a tomar las riendas desde hoy.
Energía
¿Tienes identificadas tus horas mayor productividad en un día? ¿Estableces un plan de acción en función de estas horas?
Solo necesito concentrarme en cualquier momento para dar el máximo de mi.
Sé cuándo tengo más energía en los diferentes días de la semana, pero mi ritmo de trabajo y organización no me permite distribuir mis tareas en función de ello.
Tengo claro mi momento del día más productivo y distribuyo las tareas de mi plan de acción en función de ello.
Consejo: Cada persona tiene un ciclo de energía diferente. No todos nos levantamos con la máxima energía, por ejemplo.
Analizar y definir nuestro ciclo puede marcar la diferencia entre trabajar más horas de las que querrías y terminar proyectos incluso antes de las fechas límite.
Saber distribuir tu energía para obtener el máximo partido de cada jornada puede significar un antes y un después en tu organización personal.
Áreas de responsabilidad
¿Has definido tus áreas de responsabilidad personales y profesionales?
No tengo idea de lo que me estás hablando.
Sé exactamente mis áreas de responsabilidad, pero no entiendo qué relación tienen con mi productividad.
He definido mis áreas de responsabilidad (personales y profesionales) y los roles que desempeño en cada una. Marco mis objetivos y prioridades en base a ellas.
Consejo: Definir las áreas de responsabilidad y los roles que desempeñamos en el ámbito personal y profesional clarifica en gran medida los objetivos que debemos especificar y las prioridades a establecer.
Esto facilita enormemente la tarea de saber qué debemos hacer y, sobre todo, qué no debemos hacer en cada momento.
Propósitos
¿Tienes claro el propósito de tu vida personal y profesional? ¿Y el de tus proyectos?
No entiendo qué relación tiene la definición del propósito con la productividad personal.
Sé lo que quiero conseguir en mi vida personal, pero en lo profesional no tengo la sensación de tener el control yo.
Sé para qué me levanto cada día personal y profesionalmente. Además siempre que comienzo un proyecto defino el “para qué” del mismo.
Consejo: Una vida sin propósito es como un barco a la deriva. Si no sabes a dónde quieres llegar, ¿cómo sabrás cuando has llegado?
La indefinición constante puede convertirse en una fuente de ansiedad y estrés insoportable.
Es imprescindible establecer un propósito no solo personal y profesional, sino para cada proyecto en que te embarques en cualquiera de los dos ámbitos. Solo así podrás definir qué resultado quieres, cómo lo quieres y cómo lo vas a conseguir.
Objetivos
¿Defines detalladamente y revisas con asiduidad objetivos a corto, medio y largo plazo?
Prefiero no perder tiempo fantaseando y pasar a la acción directamente.
Defino objetivos de forma genérica en ocasiones, pero no entro en detalle.
Sí, invierto tiempo en definir con detalle objetivos semanales, mensuales, trimestrales, anuales y a más largo plazo.
Consejo: Tener objetivos definidos en el tiempo, detallados, específicos y con un nivel de dificultad asequible para tus capacidades te ayuda a evitar el coco de la procrastinación en tu día a día.
“Una vez que se ha identificado un objetivo atractivo, moverse hacia él es agradable, y no hacerlo es incómodo” – Stephen Covey
Prioridades
En tu plan de acción diario, ¿sabes el orden de prioridades a establecer?¿Dedicas tiempo a definir la prioridad que asignarás a cada actividad antes de ponerte en marcha?
Actualmente no tengo tiempo ni para establecer unas prioridades. Me dedico simplemente a realizar las tareas que he apuntado en mi lista de pendientes.
Aunque establezco mis prioridades, muchas veces me veo resolviendo problemas urgentes que a posteriori retrasan mis proyectos más importantes.
Sí, establezco mis prioridades semanal y diariamente y lo cumplo en su mayoría.
Consejo: Cuando dejamos de lado las prioridades, al final del día nos encontramos con que, a pesar de haber tachado miles de tareas, y haber disfrutado de ese pequeño momento de gloria cortoplacista, la sensación que nos queda es la de no haber avanzado en nuestro objetivos.
Al no haber establecido prioridades ni afrontado las tareas adecuadas, tendremos un montón de tareas ineludibles y urgentes llamando a nuestra puerta a cada siguiente jornada.
“Muchas personas padecen tratando de lograr una vida equilibrada porque no han pagado el precio de decidir lo que es realmente importante para ellos” – Stephen Covey
¿Crees que diferencias/gestionas de la mejor manera las tareas importantes y/o urgentes?
Suelo pasarme el día atendiendo tareas urgentes por no haberlas atendido a tiempo.
Aunque he definido mis prioridades correctamente, suelo terminar realizando las tareas más banales o aquellas que me solicitan otras personas.
He conseguido aislar todo lo que es importante en mi vida para conseguir mis objetivos y cada día atiendo menos tareas y proyectos urgentes.
Consejo: Para de establecer unas prioridades debes tener en cuenta estos dos conceptos:
- Importante: Aquella tarea que te dirige a tu objetivo y está alineado con tu propósito. Pregúntate: ¿Esta tarea me acerca a mi objetivo?
- Urgente: Aquella tarea cuya fecha límite está cercana a vencer. Pregúntate: ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?
Finalmente, para distinguir definitivamente una de otra pregúntate: ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea?
“No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto.” – Peter Drucker
Planes de acción
¿Defines un plan de acción diario en función de tus objetivos semanales? ¿Sueles cumplirlo?
No, mi plan de acción lo establezco cada mañana al iniciar la jornada en función de las peticiones que han llegado a mi bandeja de entrada.
Sí, pero casi nunca puedo cumplirlo y termino cada jornada hasta arriba de frustración.
He aprendido a establecer planes de acción asequibles y en la mayoría de mis días incluso me permito añadir alguna actividad extra al terminar lo planificado.
Consejo: Definir un plan de acción para cada día de la semana en función de tus niveles de energía, teniendo en cuenta tus horarios de descanso, desplazamiento y transición entre las diferentes tareas te ayudará a terminar cada jornada con la mayor de las energías.
Una planificación realista siempre se traducirá en trabajo de calidad y calidad de vida.
“Un minuto invertido en planificar las actividades ahorra hasta diez en la ejecución de las mismas.” – Brian Tracy
Revisión
¿Sueles hacer una revisión de tu sistema de organización?
No, me fío totalmente de lo que he planificado en su momento.
Sí, cada cierto tiempo reviso en qué estado se encuentran mis objetivos.
Hago revisión de mis, áreas de responsabilidad, objetivos y planes de acción en función de su relevancia en mi sistema.
Consejo: Hemos dado con la esencia de la productividad personal.
Nuestro sistema de planificación o gestión forma parte de nosotros. En él volcamos todo lo que tiene que ver con nuestra vida personal y profesional. Si no lo dotamos de la confianza suficiente por no haberlo trabajado de forma adecuada, terminaremos abandonándolo debido a la inseguridad que nos transmite.
Establece niveles de revisión diarios, semanales y dependientes de tus áreas de responsabilidad para poder depositar toda tu confianza en tu sistema.
Procrastinación
¿Cómo actúas habitualmente ante un proyecto o tarea en la que te has bloqueado o parece muy grande?
Dejo pasar los días hasta que la fecha límite me pisa los talones.
Marco un día para hacerlo y me agobio nada más sentarme.
Visualizo el resultado exacto que quiero obtener y desgrano el proyecto/tarea de tal manera que me facilita la ejecución.
Consejo: Todos somos maestros procrastinadores.
Vivimos en una sociedad demandante de recompensa instantánea. Tenemos todo un mundo a golpe de clic y hemos acomodado nuestras vidas a esta mecánica olvidando que, las cosas que realmente merecen la pena se cuecen a fuego lento.
La falta de definición de nuestro objetivos, proyectos y tareas hace que muchas veces vayamos retrasando la ejecución en el tiempo hasta que nos encontramos con las fechas límite a la vuelta de la esquina.
No dejes que esto te suceda aplica estas técnicas desde hoy.
Nada es tan grave como parece cuando lo piensas.” – Daniel Kahneman
Ladrones del tiempo
Email – ¿Cuantas veces miras el correo electrónico a lo largo de tu jornada laboral?
Siempre que me llega una notificación o de forma compulsiva.
Espero a terminar la tarea que estoy haciendo y luego lo reviso.
He establecido 3 – 4 momentos durante el día para poder procesar mi bandeja de entrada.
Consejo: Solemos pensar que nuestra profesionalidad y productividad depende del tiempo de respuesta del próximo email que llegue a la bandeja de entrada.
Sentirte cómodo al gestionar tu email y saber qué es exactamente lo que vas a hacer cuando te sientas a realizar esta tarea puede marcar la diferencia entre conseguir tus objetivos en tiempo o no.
No vale abrir tu bandeja de entrada sin un objetivo claro.
Otras distracciones – ¿Cuándo estás realizando una tarea puedes evadirte totalmente de las notificaciones de móvil, RRSS y distracciones de otras personas?
No, siempre hay un momento de flaqueza en que me distraigo con las RRSS, o mirando cualquier cosa en el móvil.
Puedo evadirme de mis distracciones, pero me cuesta decir que no a quien viene a pedir ayuda.
Tengo mis métodos y estrategias para conseguir enfocarme en la tarea que estoy realizando en cada momento.
Consejo: Utilizar recursos y estrategias para mejorar tu enfoque te ayuda a evitar los llamados ladrones del tiempo. Trabajar por contextos durante bloques de tiempo definidos en función de tu capacidad de atención puede ser de gran ayuda para conseguir tus objetivos con mayor facilidad.
Delegar
¿En qué medida sueles delegar tus tareas?
Solo delego tareas de poco valor, las importantes prefiero hacerlas a mi manera.
Delego solo en ocasiones porque me cuesta más enseñar a las personas que realizar yo las tareas.
Tengo un sistema para delegar, cada uno de mis colaboradores o miembros de equipo conocen el resultado que quiero conseguir y su fecha límite.
Consejo: Trabajar en las tareas o proyectos en que tenemos mejor conocimiento y, por ende, nos acercan en mayor medida a nuestras metas, se hace esencial.
Al establecer nuestras prioridades es importante detectar aquellas tareas que podemos trasladar a colaboradores que, en muchos casos, al ser expertos, resolverán incluso mejor que nosotros.
Cuando delegamos en una persona que no conoce un procedimiento, se pueden establecer guías o listas de control que reduzcan al mínimo la probabilidad de error en la ejecución.
“Tu tiempo es limitado y hacer buen uso del mismo es esencial. Si además te apalancas en el tiempo de otros, los resultados serán espectaculares.” – Raimon Samsó
Herramientas
¿Utilizas alguna herramienta para recopilar y organizar tus tareas pendientes?
Apunto cada día lo que me toca hacer en la jornada de trabajo en una libreta o calendario.
Tengo apuntado todas mis tareas pendientes en una agenda y las organizo en función de lo que pueda hacer cada día.
Utilizo una herramienta (agenda, to-do list…) para recopilar mis tareas pendientes y procesar/organizar mis proyectos y tareas en función de mis objetivos y prioridades.
Consejo: Pocas cosas hay peor que tener constantemente en tu cabeza todo lo que tienes pendiente. De esta manera lo único que conseguirás es sufrir un nivel de ansiedad que no podrás soportar durante mucho tiempo.
Volcar todos tus to-do’s en una herramienta supone una liberación inigualable para tu mente y la fuente de seguridad de que todo lo que tienes pendiente, está a buen recaudo.
«La mente consciente, como la pantalla del ordenador, sirve para enfocar las cosas, no para almacenarlas.» – David Allen
Cuando necesitas acudir a algún documento o archivo, ¿te cuesta mucho encontrarlo?
Muchísimo, de hecho, en ocasiones suelo perder muchos documentos por no saber dónde los he puesto.
A veces me cuesta encontrar las cosas, pero casi siempre las encuentro con facilidad. Controlo mi desorden.
Tengo un archivo de consulta que utilizo para guardar todos mis documentos o referencia a ellos.
Consejo: Disponer de un archivo de consulta te facilita la tarea de encontrar todo aquello que necesites en cada instante.
Muchas veces guardamos cosas en lugares que creemos vamos a recordar con facilidad, hasta que pasan semanas o meses y olvidamos totalmente dónde hemos depositado aquel documento u objeto, con la consiguiente pérdida de energía y tiempo valioso.
Descanso del guerrero
¿Planificas tu día para descansar lo suficiente, tienes en cuenta tus niveles de energía y un lugar ideal para descansar?
No, incluso a veces trabajo cuando me encuentro realmente cansado para sacar más partido del día.
Planifico mi día a día para tener horas de descanso, pero siempre se alarga mi jornada y termino robando horas de sueño para disfrutar de un rato de TV, hablando con amigos…
En su mayoría respeto un horario para mi jornada de trabajo y, tengo establecido un horario de sueño que mantengo junto a una habitación exclusivamente dedicada a ello.
Consejo: En ocasiones pensamos que llegar antes a nuestras metas significa que antes podremos descansar. Lo que sucede es que, siempre tendrás nuevas metas. Es importante tomarse la vida con algo de filosofía y pensando en que, si no engrasas la máquina, si no le das un descanso y alimentación adecuados a tu cuerpo y mente, realmente terminarás enfermando. Entonces tus metas sí se convertirán en imposibles de alcanzar.
Dormir y descansar bien es la clave para estar cada día en ese nivel de energía que necesita tu cuerpo y mente para estar enfocado y con la mentalidad de hierro para batir tus records cada día. Planifica tu descanso desde hoy y prepara un santuario para hacer este objetivo más sencillo de conseguir.
Equilibrio P/CP
¿Crees que dedicas tiempo suficiente a cuidar de tu familia, amigos y de ti?
Me enfoco en mi trabajo, es lo que en un futuro me puede dar los resultados para tener más tiempo para disfrutar.
Intento “sacar tiempo” para disfrutar de mi familia y amigos, pero al tener mucho trabajo he ido descuidándome un poco.
Trabajo de igual manera mi planificación semanal para dedicar tiempo a mi cuidado, el de mi familia y amigos y compaginarlo todo con mis obligaciones laborales.
Consejo: Trabajar cada día a destajo, pensando en alcanzar todas las metas posibles, sin preocuparte del gasto de energía que te supone, puede afectar a tu calidad de vida. Esto se puede ver reflejado en el resultado de tu trabajo del día siguiente al estar agotado y falto de la chispa adecuada para resolver cualquier proceso mental complejo.
Tan importante como trabajar en conseguir resultados profesionales es construir relaciones sanas y duraderas con nuestros seres queridos y con nosotros mismo. Es lo que se llama trabajar tu Equilibrio P/CP, la esencia de la efectividad.
¡¡¡Felicidades!!! Has terminado el Test de Productividad Personal.
CONCLUSIÓN
“Sal de tu zona de confort. Sólo se puede crecer si estás dispuesto a sentirte incómodo y molesto al intentar algo nuevo.” – Brian Tracy
En este momento y gracias a este test de productividad personal, ya te debes hacer una pequeña idea de en qué facetas deberías poner el foco para poder avanzar sobre seguro tu gestión de proyectos diaria.
Lo mejor de todo es que probablemente te hayas dado cuenta de que actualmente ya utilizas muy bien algunos recursos y estrategias en tu día a día. Por supuesto, este test de organización personal no te va a resolver la vida hoy, pero hará de guía para saber por dónde empezar si quieres conseguir tu objetivo de una vida más sana y libre de estrés.
Es tu turno. ¡¡¡Comparte tus resultados!!!
¿Qué apartados son los que mejor trabajas?
¿En qué faceta crees que necesitas centrarte más ahora mismo para mejorar tu productividad personal?
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